合同管理办法

浙江省珠宝玉石首饰行业协会

合同管理办法

第一章  总则

第一条  为规范合同管理，防范风险，根据相关法律法规之规定，结合协会实际经营情况，现制定本办法。

第二条  本办法所称的合同是指协会在经营管理活动中，以协会名义依法对外签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条  本办法所称的合同管理是指协会对合同的设立、履行、变更等各环节进行管理活动的总称。

第四条  签订和履行合同，应遵守法律法规和国家有关政策，遵循公平原则，尤其应考虑协会的利益和履行能力。

第二章  合同管理的职责分工

第五条  协会合同管理实行秘书处负责制。秘书处统一负责合同的协商谈判、起草、履行、变更及归档管理等全部工作。

第六条  秘书处人员根据职责分工，分别承担合同经办、合同审核等不相容岗位：

（一）合同经办人负责与签约方进行协商谈判、合同文本起草、填写合同审批表，并对合同内容的真实性、完整性及附加资料的齐全性负责；

（二）合同审核人负责对合同条款进行复核，确认无误后报会长审批（或由会长授权法定代表人、秘书长审批），并对合同审核把关负责。

第七条  合同订立和履行过程中，秘书处为第一责任部门，经办人为直接责任人。

第八条  因协会未设专职法务岗位，所有合同在签署前须提交协会法律顾问审核，法律顾问对合同的合法性、合规性负责。

第九条  协会法定代表人（秘书长或驻会专职负责人）负责合同的最终签署。会长不担任法定代表人的，不直接签署合同，但保留合同方案的最终审批权。

第十条  协会印章由秘书处指定专人保管，保管人对印章管理承担控制责任，未经审批流程不得用印。

第三章  合同订立程序

第十一条  合同订立按下列程序执行：

（一）秘书处经办人代表协会与签约方进行协商谈判，并负责合同文件的起草；

（二）合同文件应尽量使用国家规定的示范文本，没有示范文本的应将协会规定的相关条款写进合同；

（三）经办人填写《合同审批表》（附件），列出合同内容摘要，提交审核人复核；

（四）审核人复核确认后，由会长审批通过（或由会长授权法定代表人、秘书长审批）；

（五）审批通过后，合同提交协会法律顾问审核；

（六）法律顾问审核通过后，由协会法定代表人（秘书长或驻会专职负责人）签章，秘书处专人加盖协会公章后生效。

第十二条  多页合同文件，须在页与页之间加盖骑缝章。

第十三条  合同文件上有修改、涂鸦痕迹的，合同作无效处理。确需修改的，应重新出具合同文本并按程序重新审批。

第四章 合同文件的归档管理

第十四条 根据合同约定的相关要求，合同在双方签字、盖章后由秘书处留存原件一份（含《合同审批表》原件），并按年度整理成册。

第十五条 秘书处应将经手的合同电子版及扫描件统一存档，并严格遵守相关保密制度。

第五章 合同的履行、变更和纠纷处理

第十六条 合同一旦生效，则必须严格履行合同各项条款。

第十七条 合同履行过程中情况发生变化，需要修改或变更有关合同条款，由秘书处提出书面理由，并按合同签订程序重新执行。

第十八条 合同履行过程中如发生纠纷，先由秘书处出面调解；无法调解需采取法律手段的，由秘书处会同协会法律顾问一同解决。

第六章 合同管理责任

第十九条  秘书处经办人对合同内容的真实性、完整性、附加资料齐全性及有关的基础工作负责。

第二十条  秘书处审核人对合同条款的复核把关负责。

第二十一条  印章保管人对印章管理承担控制责任，并对合同文件存档管理负责。

第二十二条  因合同管理不当造成协会损失的，根据相关规定追究有关责任人的责任。

第七章  附则

第二十三条 本办法自公布之日起生效执行，由协会秘书处负责解释。

附件：合同审批表

附件

合同审批表

                                     合同编号：