浙江省珠宝玉石首饰行业协会

采购管理办法

第一章  总则

第一条 为规范协会采购行为，提高采购资金使用效益，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等法律法规和相关规定，结合协会实际，制定本管理办法。

第二条 本办法适用于协会使用资金有偿取得的货物、服务和建设工程等采购行为。

第三条 协会采购活动应当遵循公开、公平、公正、诚信和择优、高效的原则。

第四条 本办法所称的采购，是指以有偿取得货物和服务等的行为。

（一）货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；

（二）服务是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第二章  组织体系

第五条 协会采购实行秘书处负责制。秘书处负责采购项目的提请、采购方案制定、供应商评选、合同签订及后续日常保管、服务关系维护等工作。

第六条 协会设立采购工作小组，负责采购评审工作。采购工作小组成员由秘书处人员及协会理事会相关人员组成，人数为3人以上单数。重大采购项目可邀请外部专家参与评审。

第七条 协会财务工作由秘书处指定人员兼任（或委托第三方代账机构），负责采购资金监管和履约过程中的合同资金审核、支付工作。

第八条 秘书处人员根据职责分工，分别承担采购经办、采购审核等不相容岗位。采购经办人负责采购方案起草、供应商接洽、采购材料收集整理；采购审核人负责方案审核、合同审核、采购过程监督。涉及重大采购事项，秘书处提请理事会审议决策。

第九条 因协会未设专职法务岗位，采购方案、招标（采购）文件、相关合同的合法性审核，由秘书处在签署前通过咨询协会法律顾问或专业法律服务机构完成。

第三章  采购流程

第十条 采购业务按限额、类别分为货物采购、服务采购。

单项采购预算金额在20万元（不含）以下的货物、服务采购，秘书处根据项目情形及实际情况选择适当的采购方式，由会长（或法定代表人）审批通过（会长可授权秘书长审批）后实施。

单项采购预算金额在20万元（含）以上、40万元（不含）以下的货物、服务采购，秘书处根据项目情形制定采购方案，各采购方式流程规定如下：

（1）采用询价方式：秘书处填写《采购申请表》（附件1），并牵头组织采购工作小组进行评选，以报价最低者作为中选人。秘书处填写《评选结果表》（附件2），由会长（或法定代表人）审批通过后实施。

（2）采用综合比选方式：秘书处填写《采购申请表》（附件1），并牵头组织采购工作小组进行评选，以得分最高者作为中选人。秘书处填写《评选结果表》（附件2），由会长（或法定代表人）审批通过后实施。

（3）采用直接委托方式：秘书处填写《采购申请表》（附件1），由会长（或法定代表人）审批通过后实施。其中采用直接委托采购方式，需符合下列情形：

① 由政府或各相关单位交办的技术复杂、有特殊要求、时间紧急或涉及重大商业秘密不宜公开；

② 按协议约定必须向特定主体采购；

③ 若更换承接主体，将导致在现有的经济和技术条件下，无法保证与原有项目的一致性或者达到原有的服务配套要求，且会导致费用或时间成本大幅增加；

④ 与其他机构以共同委托或费用分摊方式开展的项目合作，且合作机构已事先确定响应单位；

⑤ 与业务开展相关的标准化工具软件产品；

⑥ 具有市场竞争不充分、垄断性、特殊性或唯一性的采购项目；

⑦ 其他原因确不适合采用询价或综合比选方式的情形。

（4）如遇特殊项目的采购，在报上级主管部门审批同意后，可采用其他方式采购，但不得违反国家相关法律法规。

单项采购预算金额在40万元（含）以上、400万元（不含）以下的货物、服务采购，秘书处原则上需采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商和单一来源采购等方式进行，优先采用公开招标。秘书处需填写《采购申请表》（附件1），委托招标代理机构编制《招标（采购）文件》并组织实施，开标评标结果提请理事会集体决策，确定中标单位后执行。

单项采购预算金额在400万元（含）以上的货物、服务采购，秘书处应采用公开招标方式。秘书处需填写《采购申请表》（附件1），委托招标代理机构编制《招标（采购）文件》并组织实施，确定中标单位后执行。

因特殊情况需要采用公开招标以外的邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等采购方式的，经协会理事会讨论通过后开展采购流程。

第四章  采购档案

第十一条 采购由秘书处负责，秘书处指定专人收集、整理并妥善保存项目从前期审批到履约验收等全过程资料。

第十二条 在采购项目全部工作结束后，秘书处应及时将各种反映过程资料的纸质及电子文件整理成册并归档统一保管，并严格遵守相关保密制度。

第五章  监督管理

第十三条 落实回避机制，确保采购活动公正、公平；落实信息公开机制，确保采购活动信息透明化，接受理事会及会员监督。

第十四条 凡是违反协会采购规定，根据相关规定追究有关责任人的责任。采购代理机构对其运营和管理承担相应责任。

第六章 附则

第十五条 本办法自印发之日起生效执行，由秘书处负责解释。

附件1：采购申请表

附件2：评选结果表

附件1   

采购申请表

申请时间：    年    月    日

附件2

评选结果表

评选时间：    年    月    日